Interim Projectsecretaresse PHS Den Bosch-Vught

ProRail is de spoorwegbeheerder van Nederland. Zij zijn verantwoordelijk voor het gehele spoorwegnet: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid.

Sinds 2011 loopt het Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) wat is voortgevloeid uit het initiatief "duurzame verbetering van de mobiliteit in Nederland". Concreet gaat dit project o.a. over de inzet van meer goederentreinen over de route Meteren - Boxtel. Het projectteam PHS Den Bosch Vught bestaat uit 40 teamleden. Daarnaast zijn er veel externe partijen betrokken bij het project, zoals gemeentes, ministerie en omwonenden.

Het informatiecentrum voor PHS Den Bosch - Vught is gevestigd aan de Esschestraat 1 in Vught. Bewoners kunnen hier op inloopmomenten binnenlopen met vragen over het project. Er zijn hier ongeveer 12 werkplekken die gebruikt worden door het projectteam. Het projectteam is hier aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag. Als interim projectsecretaresse ben jij minimaal één van deze dagen aanwezig op kantoor. De overige dagen mag je vanuit huis werken. Je kan hier gratis voor de deur parkeren en er is iedere dag een uitgebreide lunch aanwezig.

Voor het projectteam zijn wij op zoek naar een interim Projectsecretaresse. De huidige secretaresse heeft haar laatste werkdag op 31 maart a.s.. Het zou prettig zijn als je medio maart kan starten, zodat er een overdracht plaats kan vinden. ..

Als interim Projectsecretaresse ondersteun je m.n. de projectmanager en de projectcoördinator. Daarnaast doe je regelmatig werkzaamheden voor de overige leden van het 6-koppige kernteam (o.a. de omgevingsmanager, contractmanager en technisch manager) en hun subteams. In totaal ondersteun je 15 - 20 collega's met de nadruk op de projectmanager en de projectcoördinator.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Interne en externe meetings plannen, waarbij de complexiteit zit in overvolle agenda's en veel lastminute wijzigingen. Externe partijen waar veel afspraken mee gepland worden zijn gemeenten, de Provincie Noord-Brabant, ministerie en Rijkswaterstaat;
• Beheer secretariaats-email en zelf opvolgen en prioritering weten te geven aan de vele mails die dagelijks binnen komen;
• HR-taken zoals teamuitjes organiseren, attenties, vakantiedagen bijhouden;
• Zakendiners en catering regelen voor bijeenkomsten;
• Bestellingen en offertes invoeren in SAP;
• Secretariaats-intranet beheren;
• Officemanagement, zoals het bestellen van kantoorartikelen, boodschappen, het bijhouden van de koffiekeuken;
• Grote printopdrachten.

Jij bent degene die het reilen en zeilen op kantoor regelt. Je zorgt voor een fijne werkomgeving, zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden en fungeert hierin ook als vraagbaak voor collega’s.

Voor deze interim opdracht zijn wij op zoek naar een ZZP'er die per medio maart beschikbaar is voor 24 uur per week. Je werkt op maandag (teamdag), dinsdag en donderdag (andere dagen in overleg mogelijk). Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken. De opdracht is voor ongeveer 1 jaar.

Voor deze rol zijn wij op zoek naar een ervaren (project)secretaresse. Jij kan snel schakelen, bent de oren en ogen van de afdeling en werkt gestructureerd en accuraat. Daarnaast ben je communicatief sterk en kan je goed omgaan met veelvuldige adhoc wijzigingen.

Veel van deze werkzaamheden zijn gebonden aan deadlines, waardoor het van belang is dat je stressbestendig bent, en efficiënt en nauwkeurig werkt. We verwachten dat je verantwoordelijkheid kan dragen en zelfstandig bent in het uitvoeren van je taken. Daarnaast presenteer je jezelf op een representatieve manier en heb je een proactieve, klantgerichte en leergierige houding.

Wij bieden het volgende:

• Tarief tussen de €55 - €65 inclusief reiskosten en exclusief BTW;
• Opdracht voor 1 jaar;
• Opdracht voor 24 uur per week (verdeeld over 3 dagen, waarbij je deels vanuit huis kan werken).