Management Assistent HR (30 uur p/w)

Wie bij een bibliotheek alleen aan boeken denkt, zal bij Bibliotheek Hilversum verrast worden. De Bibliotheek is een brede maatschappelijke organisatie met circa 46 medewerkers. Naast het uitlenen van boeken organiseert zij onder andere workshops, cursussen, lezingen, spreekuren, taalcafés en activiteiten voor scholen.

De organisatie is volop in beweging. In 2027 verhuist Bibliotheek Hilversum naar de Gooische Brink. De nieuwe locatie wordt aanzienlijk groter en biedt straks onder andere ruimte aan een Mediacafé, Medialab, theater, professionele studio, studieplekken en verschillende workshopruimtes.

Ook organisatorisch verandert er veel. Er wordt momenteel een nieuwe directeur-bestuurder geworven en het managementteam is deels nieuw. Je komt dus terecht in een dynamische periode waarin flexibiliteit, zelfstandigheid en een praktische instelling belangrijk zijn.

Of zoals ze het bij de Bibliotheek zelf omschrijven: never a dull moment.

Als Management Assistent HR combineer je HR/personeelsadministratie met managementondersteuning. Een brede, uitvoerende functie waarin je zelfstandig werkt, overzicht houdt en zorgt dat zaken goed geregeld zijn.

HR & personeelsadministratie

Je bent het centrale aanspreekpunt voor de operationele HR-administratie. Je werkt met AFAS Profit en de salarisadministratie is extern belegd. Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

• verzorgen van in- en uitdiensttredingen, onboarding, arbeidsovereenkomsten en personeelsmutaties;
• bijhouden van personeelsdossiers en bewaken van tijdelijke contracten en belangrijke termijnen;
• verzorgen en bewaken van verzuimprocessen, waaronder de Wet verbetering poortwachter en contact met de arbodienst;
• doorgeven en controleren van mutaties voor de externe salarisadministratie;
• verzorgen van de administratieve afhandeling van uitdiensttredingen;
• werken met AFAS Profit en coördineren van praktische zaken rondom onder andere BHV.

Voor complexere of strategische HR-vraagstukken is externe HR-expertise beschikbaar. Jouw rol ligt bij uitvoering, controle en signalering: je hebt voldoende HR-kennis om te weten wat je doet en te herkennen wanneer actie nodig is.

Managementondersteuning

Naast HR ondersteun je het MT van vier personen en de Raad van Toezicht. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• plannen en voorbereiden van vergaderingen en agendabeheer;
• notuleren, opstellen van actie- en besluitenlijsten en bewaken van de opvolging;
• plannen en organiseren van gesprekken, personeelsbijeenkomsten en activiteiten voor vrijwiliggers;
• Bestellen van kantoorartikelen en geschenken.

Je kunt goed luisteren en de essentie van gesprekken vastleggen. Een vergadering van de Raad van Toezicht kan incidenteel in de avond plaatsvinden.

De functie kent veel afwisseling: de ene week ligt het accent op HR, de andere week meer op managementondersteuning. Juist die combinatie moet bij je passen.

We zoeken een ervaren en zelfstandige professional die bewust kiest voor een brede, uitvoerende HR- en supportfunctie.

Je herkent jezelf in het volgende:

• je hebt relevante ervaring met personeelsadministratie en operationele HR-processen;
• je hebt praktische kennis van HR-wet- en regelgeving, waaronder verzuim en de Wet verbetering poortwachter;
• je werkt nauwkeurig en zorgvuldig en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie;
• je bent zelfstandig, proactief, dienstverlenend en hands-on;
• je houdt van afwisseling en voelt je thuis in een dynamische organisatie.

Ervaring met AFAS Profit is een sterke pré.

Uren en aanwezigheid

De voorkeur gaat uit naar circa 30 uur per week, bij voorkeur verdeeld over vijf dagen. Vier dagen is bespreekbaar. Dinsdag is een belangrijke werkdag vanwege het wekelijkse MT-overleg. De werktijden zijn redelijk flexibel.

Je werkt voornamelijk op locatie in Hilversum. Incidenteel thuiswerken kan in overleg, maar structureel thuiswerken past niet bij deze functie.

Bibliotheek Hilversum biedt je een brede functie met veel zelfstandigheid binnen een maatschappelijk relevante organisatie die de komende jaren volop in ontwikkeling is.

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Openbare Bibliotheken:

• de functie is gewaardeerd in schaal 7: € 2.932 tot € 3.841 bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• 8% vakantietoeslag & 5% eindejaarsuitkering;
• 180 vakantie-uren per jaar op basis van 36 uur;
• een goede pensioenregeling;
• Persoonlijk Keuzebudget (PKB);
• reiskostenregeling conform de cao;
• een laptop;
• een gratis bibliotheek abonnement.

Je start met een jaarcontract voor circa 30 uur per week, met bij goed functioneren uitzicht op een vast dienstverband.

Bibliotheek Hilversum stimuleert reizen met het openbaar vervoer of de fiets. Voor woon-werkverkeer met het OV kan een trajectkaart worden verstrekt.

Op de huidige locatie is nog gratis parkeergelegenheid. Na de verhuizing naar de Gooische Brink is gratis parkeren naar verwachting niet meer mogelijk.

Q-Logic verzorgt exclusief de werving & selectie voor deze vacature bij Bibliotheek Hilversum.