Management Assistent HR (30 uur p/w)

Wie bij een bibliotheek alleen aan boeken denkt, zal bij Bibliotheek Hilversum verrast worden. De Bibliotheek is een brede maatschappelijke organisatie met circa 46 medewerkers. Naast het uitlenen van boeken organiseert zij onder andere workshops, cursussen, lezingen, spreekuren, taalcafés en activiteiten voor scholen.

De organisatie is volop in beweging. In 2027 verhuist Bibliotheek Hilversum naar de Gooische Brink. De nieuwe locatie wordt aanzienlijk groter en biedt straks onder andere ruimte aan een Mediacafé, Medialab, theater, professionele studio, studieplekken en verschillende workshopruimtes.

Ook organisatorisch verandert er veel. Er wordt momenteel een nieuwe directeur-bestuurder geworven en het managementteam is deels nieuw. Je komt dus terecht in een dynamische periode waarin flexibiliteit, zelfstandigheid en een praktische instelling belangrijk zijn.

Of zoals ze het bij de Bibliotheek zelf omschrijven: never a dull moment.

Als Management Assistent HR heb je een brede functie met twee belangrijke aandachtsgebieden: HR/personeelsadministratie en managementondersteuning.

HR & personeelsadministratie

Je bent het centrale aanspreekpunt voor de operationele HR-administratie. AFAS Profit ondersteunt en automatiseert veel processen en de salarisadministratie is extern belegd. Maar een systeem kan niet voor je nadenken. Daar kom jij in beeld.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• verzorgen van in- en uitdiensttredingen en onboarding;
• opstellen en controleren van arbeidsovereenkomsten;
• verwerken van personeelsmutaties en bijhouden van personeelsdossiers;
• bewaken van tijdelijke contracten en belangrijke termijnen;
• verzorgen en bewaken van de administratie rondom ziekteverzuim en de Wet verbetering poortwachter;
• onderhouden van contact met de arbodienst;
• bewaken van processen rondom langdurig verzuim;
• doorgeven en controleren van mutaties voor de externe salarisadministratie;
• verzorgen van de administratieve afhandeling van uitdiensttredingen;
• werken met en verder benutten van AFAS Profit;
• coördineren van praktische zaken rondom onder andere BHV.

Voor complexere of strategische HR-vraagstukken kan de Bibliotheek terugvallen op externe HR-expertise. Jouw rol ligt nadrukkelijk bij de operationele uitvoering, controle en signalering. Je hoeft dus geen HR-adviseur te zijn, maar je hebt wel voldoende HR-kennis om te begrijpen wat je doet, afwijkingen te herkennen en tijdig actie te ondernemen.

Managementondersteuning

Naast HR ondersteun je het MT van vier personen en de Raad van Toezicht. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken en acties ook daadwerkelijk worden opgevolgd.

Denk onder andere aan:

• plannen en voorbereiden van vergaderingen;
• agendabeheer;
• notuleren van vergaderingen, opstellen van actie- en besluitenlijsten en bewaken van de opvolging;
• plannen van gesprekken en personeelsbijeenkomsten, inclusief het verzorgen van uitnodigingen;
• organiseren en coördineren van onder andere de jaarafsluiting en activiteiten voor vrijwilligers;
• bestellen van kantoorartikelen;
• overige praktische en organisatorische werkzaamheden die zich gedurende de dag aandienen.

Voor de ondersteuning van de Raad van Toezicht is het belangrijk dat je goed kunt luisteren en de essentie van gesprekken kunt vastleggen. Een vergadering kan incidenteel in de avond plaatsvinden.

De afwisseling binnen deze functie is groot. HR kent bovendien pieken en dalen. De ene week ben je intensief bezig met indiensttredingen of een verzuimdossier, terwijl het accent op een ander moment meer op managementondersteuning en organisatie ligt.

We zoeken nadrukkelijk geen strategische HR-adviseur die op korte termijn wil doorgroeien naar een HR-managementfunctie. We zoeken iemand die juist energie krijgt van een brede, uitvoerende rol en het leuk vindt om HR-kennis te combineren met praktische ondersteuning.

Je hebt voldoende ervaring om zelfstandig te werken, staat stevig in je schoenen en denkt zelf na. Je hoeft niet voor iedere beslissing te kunnen sparren met een leidinggevende.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• je hebt relevante ervaring met personeelsadministratie en operationele HR-processen;
• je hebt goede praktische kennis van HR-wet- en regelgeving, waaronder verzuim en de Wet verbetering poortwachter;
• je werkt zeer nauwkeurig en zorgvuldig en gaat vanzelfsprekend vertrouwelijk om met gevoelige informatie;
• je bent dienstverlenend, hands-on en pakt zelfstandig op wat nodig is;
• je bent flexibel, schakelt gemakkelijk en voelt je thuis in een dynamische organisatie waar geen dag hetzelfde is;
• je luistert goed, weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden en kunt de essentie van gesprekken helder vastleggen.

Ervaring met AFAS Profit is een sterke pré.

Misschien wel het belangrijkste: je kiest bewust voor deze combinatie en wilt die ook voor langere tijd blijven doen. De ene dag ben je bezig met een complex verzuimdossier, het volgende moment organiseer je een bijeenkomst of bestel je kantoorartikelen. Juist die afwisseling moet bij je passen.

Uren en aanwezigheid

De voorkeur gaat uit naar circa 30 uur per week, bij voorkeur verdeeld over vijf dagen. Vier dagen is bespreekbaar.

Dinsdag is in ieder geval een belangrijke werkdag vanwege het wekelijkse MT-overleg. De werktijden zijn redelijk flexibel, waarbij de werkdag doorgaans rond 09.00 uur begint.

Dit is nadrukkelijk een functie waarbij je voornamelijk op locatie in Hilversum werkt. Incidenteel thuiswerken kan in overleg, maar structureel thuiswerken past niet bij de functie en de manier waarop de Bibliotheek samenwerkt.

Mede daarom gaat de voorkeur uit naar iemand uit Hilversum of de omliggende regio, voor wie reistijd geen belemmering vormt om flexibel aanwezig te zijn.

Bibliotheek Hilversum biedt je een brede functie met veel zelfstandigheid binnen een maatschappelijk relevante organisatie die de komende jaren volop in ontwikkeling is.

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Openbare Bibliotheken:

• de functie is gewaardeerd in schaal 7: € 2.932 tot € 3.841 bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• 8% vakantietoeslag;
• 5% eindejaarsuitkering;
• 180 vakantie-uren per jaar op basis van 36 uur;
• een goede pensioenregeling;
• Persoonlijk Keuzebudget (PKB);
• reiskostenregeling conform de cao;
• een laptop;
• een gratis bibliotheek abonnement.

Je start met een jaarcontract voor circa 30 uur per week, met bij goed functioneren uitzicht op een vast dienstverband.

Bibliotheek Hilversum stimuleert reizen met het openbaar vervoer of de fiets. Voor woon-werkverkeer met het OV kan een trajectkaart worden verstrekt.

Op de huidige locatie is nog gratis parkeergelegenheid. Na de verhuizing naar de Gooische Brink is gratis parkeren naar verwachting niet meer mogelijk.

Q-Logic verzorgt exclusief de werving & selectie voor deze vacature bij Bibliotheek Hilversum.