Secretaresse (24 - 30 uur per week)

De Bibliotheek Hilversum is een brede maatschappelijke organisatie. De rol van de Bibliotheek verandert. Naast het uitlenen van boeken, verzorgen ze (creatieve) workshops, cursussen en lezingen. Ook hebben ze spreekuren, taalcafés en organiseren ze groepsbezoeken voor scholen. In het najaar van 2025 verhuist de Bibliotheek Hilversum van de 's Gravelandseweg naar de Gooische Brink. De nieuwe locatie wordt ook het thuis van diverse media en creatieve organisaties. Met een Mediacafé, Medialab, theater, professionele studio, zit- en studieplekken en verschillende workshopruimtes, zal de Bibliotheek Hilversum in de Gooische Brink voor alle inwoners nóg meer voelen als een gastvrije huiskamer en mediawerkplaats.

Bij de Bibliotheek Hilversum werken ongeveer 40 (parttime) medewerkers. Het MT bestaat uit 4 personen: de Directeur, de Manager educatie & programmering, de Teamleider frontoffice en Manager bedrijfsvoering. Daarnaast is er momenteel een tijdelijk projectteam (3 personen) i.v.m. de verhuizing naar het nieuwe pand.

De rol van Secretaresse met HR taken is drieledig. Enerzijds ondersteun je de Manager Bedrijfsvoering (Marina Verwij) op het gebied van HR. Voorbeelden van werkzaamheden zijn o.a.:

• Het inplannen van sollicitatiegesprekken;
• Het publiceren van vacatureteksten op diverse websites;
• Het opstellen van arbeidsovereenkomsten;
• Het verwerken van mutaties en het bijhouden van personeelsdossiers;
• Het bijhouden van gegevens in het ziekteportaal van de arbodienst.

Daarnaast ondersteun je het MT met een stuk agendabeheer. 1 x per 2 weken ben je aanwezig bij het MT overleg op dinsdagochtend (1,5 uur) en maak je hiervan een verslag en besluitenlijst. Ook coördineer jij jaarlijks de (inkoop van) kerstgeschenken en organiseer jij vrijwilligersbijeenkomsten.

Tot slot ondersteun je het projectteam door 1 x per week op donderdag aanwezig te zijn bij hun overleg en maak je ook voor hun een verslag en besluitenlijst.

Binnen de functie is veel ruimte om werkzaamheden naar je toe te trekken en de rol zelf in te kleden. Vind jij het leuk om te werken binnen een maatschappelijke organisatie in de opbouwfase en hieraan bij te dragen? Dan kom ik graag met je in contact!

Voor deze vacature zijn wij op zoek naar iemand die pro-actief is, het leuk vindt om mee te denken en aanvoelt wat er nodig is op het gebied van ondersteuning. Daarnaast werk jij heel nauwkeurig en secuur. Jij hebt al enige ervaring in een administratieve en ondersteunende rol. Ervaring met AFAS Profit en HR-kennis zijn een pré.

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een kandidaat die bij voorkeur 5 x 5 uur of 4 x 6 uur per week wil werken. Een andere invulling van de uren is bespreekbaar (24 - 30 uur per week).

De Bibliotheek Hilversum biedt jou de volgende voorwaarden:

• Een functie met veel verantwoordelijkheid binnen een maatschappelijk relevante organisatie;
• Een dynamische werkplek die enorm in beweging is. De verhuizing naar de Gooische Brink is een bijzonder project. De bieb wordt twee keer zo groot en er zijn mooie plannen voor de nieuwe locatie;
• Arbeidsvoorwaarden conform CAO Openbare Bibliotheken;
• Salaris van maximaal € 3500 bruto per maand o.b.v. 36 uur;
• Je krijg in eerste instantie een jaarcontract voor 24 - 30 uur per week (afhankelijk van jouw wensen), bij wederzijdse tevredenheid, met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een eindejaarsuitkering van 4,5%;
• Een goede pensioenregeling;
• 25 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband;
• Je krijgt een gratis bibliotheek abonnement tijdens de periode dat je werkzaam bent en de mogelijkheid om gratis deel te nemen aan interessante activiteiten en trainingen;
• Parkeren kan gratis voor de deur en daarnaast is de bibliotheek goed bereikbaar met het OV.

Q-Logic verzorgt exclusief de werving & selectie voor deze vacature voor de Bibliotheek Hilversum.