Management Assistent Hoofd Communicatie (32 uur)

Dit bedrijf is een non-profit projectorganisatie met een hoofdkantoor in Utrecht. Er werken in totaal zo'n 900 medewerkers. Een hoogwaardig ICT organisatie die ervoor zorgt dat de instellingen (Universiteiten, HBO, MBO en UMC's) kunnen beschikken over de laatste technologieën op het gebied van ICT. Het kantoor in Utrecht is zeer goed bereikbaar met OV, parkeren is helaas niet mogelijk. De cultuur is professioneel maar informeel en er is veel ruimte voor eigen initiatief.

Als management assistent kom je te werken binnen de afdeling Office Management. In dit team werken ongeveer 20 collega's, de communicatie is open en zij werken prettig samen. De management assistenten ondersteunen de staf en alle programma's binnen de organisatie.

Jij ondersteunt het Hoofd Communicatie en haar team. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• agendabeheer en het plannen van overleggen voor het Hoofd Communicatie;
• beheren mailbox Hoofd Communicatie en acties daaruit uitzetten/opvolgen;
• plannen overleggen en bijeenkomsten van de afdeling communicatie;
• voorbereiden van agenda en stukken van het vier-wekelijks communicatieoverleg, en notuleren tijdens overleg;
• voorbereiden en notuleren wekelijks kernteamoverleg;
• voorbereiden van externe vergaderingen en bijeenkomsten van de afdeling, zoals heidagen (agenda, stukken, locatie, catering, techniek);
• brede administratieve ondersteuning van de afdeling, waaronder het aanmaken van inkooporders voor de administratieve afwikkeling van facturen, bestellen en verzenden van drukwerk, en organiseren van koeriers;
• organiseren onboardingbijeenkomsten en borrel voor nieuwe collega’s;
• aanmaken van evenementen in de eventstool;
• verwerken van interne en externe evenementen in het jaaroverzicht;
• aanwezig bij grote events om het team te ondersteunen waar nodig.

Je past in het team als je sociaal bent, graag samenwerkt, je prettig voelt in een informele omgeving en graag lekker druk bezig bent. Voor deze functie zijn wij op zoek naar een management assistent met enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie. Het is een pré als je zowel ervaring hebt in zowel profit als non-profit omgevingen. Daarnaast ben je gewend om in een team van Management Assistenten te werken.

Je krijgt een bepaalde tijd contract via Q-Logic en kunt het volgende verwachten;

• contract voor 7 maanden, grote kans op verlenging;
• voor 32 per week (dagen in overleg);
• bruto salaris van maximaal 4500 euro o.b.v. 40 uur;
• vaste 13e maand (naar rato);
• 33 vakantiedagen;
• 8,33% vakantiegeld;
• gunstige pensioenregeling;
• internet- en thuiswerkvergoeding;
• laptop.

Je hebt de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken.