Executive Assistant met HR-taken (32/40 uur)

LMTD is een innovatieve projectontwikkelaar die de uitdagingen van de moderne stad vertaalt naar duurzame en inspirerende leef- en werkomgevingen. Vanuit het kantoor aan de Zuidas in Amsterdam werkt LMTD aan grootschalige gebiedsontwikkelingen en vastgoedprojecten, waarbij kwaliteit, architectuur en maatschappelijke meerwaarde centraal staan.

Een van de projecten is de herontwikkeling van het voormalige ABN AMRO-complex tot Zudo: een levendig, multifunctioneel gebied aan de Zuidas. In opdracht van investeringsmaatschappij Victory Group werkt LMTD hiervoor samen met toonaangevende nationale en internationale partners.

LMTD is een klein en hecht team (zo'n 15 collega's) met een informele werksfeer en korte lijnen. Iedereen voelt zich betrokken en verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat.

Als Executive Assistant / HR-medewerker ben je de rechterhand van de driekoppige directie en combineer je managementondersteuning met een brede verantwoordelijkheid voor HR. Je zorgt ervoor dat de directie zich kan richten op de ontwikkeling van de vastgoedprojecten, terwijl jij achter de schermen zorgt dat alles organisatorisch soepel verloopt.

In je rol als Executive Assistant ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda’s van de directie, het plannen van afspraken en het bewaken van prioriteiten en deadlines. Je bereidt vergaderingen voor, volgt actiepunten op en organiseert (internationale) reizen. Ook verzorg je correspondentie, presentaties en rapportages en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor relaties van de directie. Daarnaast zorg je voor een overzichtelijke digitale administratie en documentstructuur, onder andere binnen Microsoft Teams en SharePoint.

Het HR-domein valt eveneens volledig onder jouw verantwoordelijkheid. Je bent het eerste aanspreekpunt voor directie en medewerkers bij HR-gerelateerde vragen en coördineert het volledige personeelsproces: van werving en selectie en onboarding tot ontwikkeling, verzuimbegeleiding en offboarding. Je verzorgt de personeelsadministratie, stelt arbeidsovereenkomsten op, beheert personeelsdossiers en bewaakt verlof- en verzuimregistraties. Ook onderhoud je contact met de salarisverwerker, arbodienst en pensioen- en verzekeringspartijen.

Daarnaast speel je een belangrijke rol in de verdere professionalisering van het HR-beleid. Je coördineert de jaarlijkse HR-cyclus, waaronder functionerings- en beoordelingsgesprekken, salarisrondes en persoonlijke ontwikkelplannen. Je adviseert de directie over arbeidsrechtelijke ontwikkelingen en arbeidsvoorwaarden en zorgt ervoor dat het personeelshandboek, HR-beleid en bijbehorende procedures actueel blijven.

Naast je eigen werkzaamheden krijg je de verantwoordelijkheid om een junior officemanager in te werken, te begeleiden en te coachen. Samen zorgen jullie ervoor dat de dagelijkse kantoor- en teamzaken goed georganiseerd zijn. Ook speel je een centrale rol bij de geplande kantoorverhuizing in 2027. Van de planning en het contact met leveranciers tot de inrichting van de nieuwe werkplek: jij zorgt ervoor dat dit proces soepel verloopt.

Tot slot draag je bij aan een prettige werksfeer door bijeenkomsten, evenementen en teamactiviteiten te organiseren en aandacht te besteden aan attenties en relatiegeschenken. Het is een brede, zelfstandige functie waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en daadwerkelijk invloed hebt op de verdere ontwikkeling van de organisatie.

Voor deze veelzijdige functie zoekt LMTD een proactieve en dienstverlenende professional die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en niveaus binnen de organisatie. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, weet vertrouwelijk met informatie om te gaan en bent een stevige sparringpartner voor de directie. Tegelijkertijd ben je toegankelijk voor collega’s en vind je het leuk om een junior medewerker te begeleiden en kennis over te dragen.

Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding en hebt minimaal drie jaar ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare managementondersteunende functie. Daarnaast heb je aantoonbare ervaring met HR-werkzaamheden, zoals werving en selectie, onboarding, verzuimbegeleiding en personeelsadministratie.

Je bent nauwkeurig, stressbestendig en communicatief sterk. Je kunt goed prioriteiten stellen, denkt in oplossingen en houdt ook onder druk het overzicht. Verder ben je representatief en beschik je over uitstekende vaardigheden in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint). Ervaring met een HR-systeem is een pré. Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.

Voor deze functie ben je minimaal 32 uur per week beschikbaar. Je vindt het prettig om op kantoor te werken; de functie wordt volledig op locatie in Amsterdam uitgevoerd.

Je komt direct in dienst bij LMTD en zij bieden je het volgende:

• een jaarcontract voor, afhankelijk van jouw beschikbaarheid, 32 tot 40 uur;
• salaris van max. 5500 euro bruto per maand;
• pensioenregeling;
• vakantiedagen in overleg met directie tot 35 dagen bij 40 uur;
• Iphone (ook privé te gebruiken) & laptop;
• vakantiegeld;
• een gratis lunch;
• reiskostenvergoeding & parkeergelegenheid onder het kantoor (indien je geen gebruik maakt van je eigen auto een elektrische lease-fiets van Veloretti).

Q-logic verzorgt exclusief de werving en selectie van de Executive Assistant met HR taken bij LMTD. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Mirjam Loenen via 06-23941975 of m.loenen@q-logic.nl