Executive Assistant & Facilitair Coördinator (32 tot 40 uur per week)

Deze organisatie is een toonaangevend Europees adviesbureau dat innovatie versnelt en organisaties helpt bij het realiseren van vernieuwende ideeën. Sinds juli 2025 dragen ze een nieuwe naam om zo nog duidelijker te maken waar ze voor staan. Met ruim 200 medewerkers in Nederlands en actief met meer dan 30 kantoren in 10 landen ondersteunen ze startups, mkb’s, corporates en kennisinstellingen. Ze zijn gespecialiseerd in publieke financiering en daarnaast bieden ze strategisch innovatieadvies, digitale tools en projectbegeleiding. Hun aanpak combineert marktkennis met technologische expertise en een sterk Europees netwerk. Ze begeleiden innovatieprojecten van idee tot uitvoering, altijd met oog voor impact. Op het hoofdkantoor in de regio Den Haag is de sfeer laagdrempelig en kennen ze geen hiërarchie. Er zijn veel leuke activiteiten die georganiseerd worden vanuit de organisatie en de medewerkers, van sportief tot aan een goed feest.

Als Executive Assistant ben jij het centrale aanspreekpunt voor de CFO en CHRO. Je werkt nauw samen met beide boardleden, die veel aanwezig zijn op het hoofdkantoor en graag sparren met iemand die proactief meedenkt en ontzorgt. In deze rol schakel je met collega’s en stakeholders uit verschillende landen en draag je bij aan een soepel draaiende organisatie.

Daarnaast ben je hét facilitaire aanspreekpunt voor een aantal Nederlandse locaties — variërend van eigen kantoren tot gehuurde ruimtes. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt: van het aansturen van leveranciers en coördineren van onderhoud tot het begeleiden van verbouwingen en het beheren van huurcontracten. Met jouw organisatietalent los je problemen snel op, zelfstandig of in samenwerking met de lokale secretariaten.

Jouw taken op een rij
Executive ondersteuning:

• Complex agendabeheer en boeken van (internationale) reizen
• Voorbereiden van presentaties en coördineren van board meetings
• Organiseren van interne en externe events
• Administratieve en secretariële ondersteuning bij juridische vraagstukken

Facilitair coördinator Nederland:

• Beheer van huurcontracten en contact met verhuurders
• Inrichting, onderhoud en verbetertrajecten van kantoorlocaties
• Aansturen van leveranciers en externe dienstverleners
• Begeleiding van kantoorprojecten en verbouwingen

Tot slot: de organisatie zit momenteel in een rebrandingstraject, en jij speelt een actieve rol bij het doorvoeren van de nieuwe huisstijl op alle Nederlandse locaties. Een veelzijdige functie dus, waarin je schakelt tussen operationele ondersteuning, facilitair management en het optimaliseren van de werkzaamheden in deze functie.

Voor deze functie zoeken we een kandidaat met minimaal drie jaar ervaring in het ondersteunen van management op C-level, bij voorkeur binnen een internationale werkomgeving. Je hebt daarnaast ervaring met het coördineren en begeleiden van facilitaire zaken.

Je bent energiek, dienstverlenend en voelt je thuis in een dynamische organisatie die volop in ontwikkeling is. De functie is nog niet in beton gegoten, wat jou juist aanspreekt. Je krijgt de ruimte om actief mee te denken over de invulling van je rol en draagt zo bij aan de verdere groei en professionalisering van de organisatie.

Je treedt direct in dienst van de organisatie en zij bieden jou het volgende:

• maximaal salaris van 4500 euro op basis van fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld;
• volledige werkgevers pensioenbijdrage van 6,9%;
• 30 vakantiedagen;
• NS Business Card of 0,23 euro per km;
• hybride werken; 3 dagen op kantoor en de overige dagen kan je zelf indelen;
• de organisatie is goed bereikbaar met OV en met eigen auto (voldoende parkeergelegenheid);