Management Assistent/ Office Manager (32 uur)

Superstruct Entertainment is een internationale organisator en investeerder in muziekfestivals en live-events. In 2021 nam Superstruct ID&T over, de grondlegger van de Nederlandse dance-industrie. Vanuit Nederland werken zo’n 400 collega’s dagelijks aan bekende festivals als Mysteryland, Awakenings, Defqon.1 en Sensation.

Je komt te werken op het moderne hoofdkantoor in Amsterdam-West, waar zo’n 200 collega’s samenkomen. Superstruct is een dynamische en creatieve organisatie met de sfeer van een familiebedrijf. Tegelijkertijd is de organisatie volop aan het professionaliseren en bouwen aan de volgende fase. Juist daardoor is er veel ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en écht impact te maken. De slogan van de organisatie is passend bij de cultuur: Celebrate Life.

Wat het werken hier zo bijzonder maakt? Je werkt indirect mee aan evenementen die mensen bijblijven. Van het organiseren en opbouwen van grote festivals en het samenwerken met bekende DJ’s en artiesten tot bijzondere locaties, merchandise en alles wat er achter de schermen nodig is om duizenden bezoekers een onvergetelijke ervaring te bezorgen.

Ook op kantoor wordt goed voor de medewerkers gezorgd. Zo zijn er diverse faciliteiten, waaronder een eigen restaurant en sportinstructeur. Daarnaast kun je voor de deur parkeren en is het kantoor goed bereikbaar met het openbaar vervoer.

Als Management Assistent & Office Manager ben jij de spil van de organisatie. Jij ondersteunt de Managing Director Festivals en CFO en bent daarnaast een onmisbare steun voor het Management Team. Dankzij jou loopt alles achter de schermen soepel, gestructureerd en professioneel.

Jij brengt rust in een dynamische omgeving. Je beheert complexe agenda's, organiseert overleggen, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je denkt vooruit, anticipeert en regelt zaken voordat iemand erom hoeft te vragen. Daardoor kunnen de managers zich volledig richten op hun eigen verantwoordelijkheden.

Maar jouw rol gaat verder dan plannen en organiseren. Jij bent de ogen en oren van de organisatie. Je hebt gevoel voor mensen, merkt wat er speelt en weet wanneer iets aandacht nodig heeft. Je bent een belangrijke schakel tussen collega's en het Management Team en zorgt ervoor dat signalen, ideeën en aandachtspunten op de juiste plek terechtkomen. Je begrijpt wat er leeft binnen de organisatie en weet daar op een professionele en discrete manier mee om te gaan.

Daarnaast ben jij medeverantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Je stuurt de receptie functioneel aan, werkt nauw samen met de Facilitair Manager en zorgt ervoor dat de kantooromgeving gastvrij, professioneel en goed georganiseerd is.

Je bewaakt de cultuur en hebt oog voor de mensen achter de organisatie. Je zorgt ervoor dat belangrijke mijlpalen worden gevierd, nieuwe collega's zich welkom voelen en successen niet ongemerkt voorbijgaan. Dankzij jouw aandacht voelen collega's zich gezien en ontstaat een werkomgeving waarin mensen graag samenwerken.

Kortom: jij bent degene die overzicht creëert, verbinding brengt en ervoor zorgt dat de organisatie iedere dag een beetje beter draait.

Jouw taken in het kort:

• ondersteunen van de Managing Director Festivals, CFO en het Management Team;
• overzicht houden over agenda’s, afspraken, vergaderingen, actiepunten en deadlines;
• zorgen dat de dagelijkse organisatie en kantooromgeving soepel verlopen;
• functioneel aansturen van de receptie en samenwerken met de Facilitair Manager;
• verbinding creëren tussen collega’s, het Management Team en externe stakeholders;
• bijdragen aan een positieve bedrijfscultuur en aandacht hebben voor collega’s en belangrijke momenten.

• Je hebt meerdere jaren ervaring als Management Assistent, Executive Assistant, Office Manager of in een vergelijkbare functie.
• Je bent organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht, ook wanneer de agenda's vol zijn.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent proactief en denkt altijd een stap vooruit.
• Je communiceert gemakkelijk op alle niveaus binnen de organisatie.
• Je hebt een sterk gevoel voor organisatiesensitiviteit en weet wat er speelt binnen de organisatie, zonder vertrouwelijkheid uit het oog te verliezen.
• Je hebt gevoel voor mensen en krijgt energie van het verbinden van collega's.
• Je bent servicegericht, zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.

Je komt direct in dienst bij Superstruct Entertainment en zij bieden jou het volgende:

• jaarcontract voor 32 uur per week (36 uur is bespreekbaar);
• salaris van max. 5000 euro bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• 25 vakantiedagen;
• collectieve pensioenregeling via Zwitserleven, inclusief aanvullende voorzieningen bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• elke dag een verse en lekkere lunch in de kantine, tegen een kleine vergoeding;
• diverse sportlessen op kantoor;
• toegang tot Open-up;
• gastenlijstplekken voor de mooiste evenementen van Superstruct Entertainment.